Finansinspektionens föreskrifter om ersättningssystem (FFFS 2011:1 och 2014:22), anger att det i en bank ska finnas en ersättningspolicy fastställd av styrelsen. Vidare riktlinjer för ersättningspolicy och ersättningspraxis ges bland annat av 2014/65/EU (Mifid II-direktivet), EU-förordningen nr 604/2014 för fastställande av personalkategorier vars yr­kesutövning har väsentlig inverkan på ett instituts riskprofil, EBA/GL/2015/22 Riktlinjer för en sund ersättningspolicy samt EU-parlamentets och rådets förordning 575/2013 om offentliggörande av information kring ersättningar, Kom­missionens delegerade förordning nr 2017/565, avseende kriterier för att fastställa personalkategorier vars yrkesut­övning har väsentlig inverkan på institutets riskprofil och EBA:s Riktlinjer om ersättningspolicy och ersättningspraxis för försäljning och tillhandahållande av bankprodukter och banktjänster till konsumenter (EBA/GL/2016/06). Därutöver har EBA/GL/2017/11 intern styrning och kontroll beaktats. Denna redogörelse beskriver Sörmlands Sparbanks syn på ersättning till bankens medarbetare samt informerar om hur fast ersättning fördelas. 

Strategi, principer och mål för ersättning i Sörmlands Sparbank

Sörmlands Sparbank eftersträvar att uppnå goda resultat och sunt risktagande i banken. Ett väl fungerande ersättningssystem är en viktig komponent för att attrahera kompetent arbetskraft och säkerställa sunt risktagande i banken. Banken ska därför ha ett ersättningssystem som överensstämmer med bankens affärsplan, önskad position, mål, strategier, värderingar och långsiktiga intressen. Ersättningssystemet ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i banken och ska vara utformat så att de anställda uppmuntras att prestera i linje med bankens mål. Ersättningssystemet ska också främja en sund och effektiv riskhantering, motverka överdrivet risktagande samt vara rimligt och kopplat till långsiktigt värdeskapande och verksamhet. Ersättningen ska vara individuellt utformad så att varje medarbetare bidrar till att Sörmlands Sparbanks övergripande mål uppnås och att bankens värderingar stärks. Sörmlands Sparbank har som syfte att främja sparande och att gynna lokalsamhället.

En stor del av Sörmlands Sparbanks driftkostnader består av lönekostnader. Därför måste ersättningen till bankens medarbetare styras av tydliga principer. Banken ska regelbundet utvärdera vilka risker som är förenade med ersättningssystemet. 

Beskrivning av fast ersättning i Sörmlands Sparbank 

Bankens anställda uppbär enbart fast ersättning. Denna består av en kontant fast lön som utbetalas månadsvis för innevarande månad. Ersättningar till enskilda medarbetare får inte motverka Sörmlands Sparbanks långsiktiga intressen. Grunden i lönesättningen är arbetets komplexitet och den enskildes prestation. Sörmlands Sparbank tillämpar indivi­duella och differentierade löner för att stimulera till goda arbetsinsatser, engagemang och kompetensutveckling på ett sådant sätt att Sörmlands Sparbanks verksamhet utvecklas och förbättras.

I Sörmlands Sparbank har medarbetarna möjlighet att tilldelas vinstandelar när kriterierna för vinstandelssystemet uppfyllts. Ersättning från vinstandelssystemet sker i form av avsättning till vinstandelsstiftelsen Guldeken. Avsättningen görs med lika andelar till samtliga medarbetare, oberoende av exempelvis lön och befattning. Tilldelningen är endast juste­rad med hänsyn till arbetstid, HR-funktionen sammanställer underlag för avsättning till bankens vinstandelsstiftelse. Vinstandelarna är fonderade i minst fem år innan utbetal­ning. Därefter får medarbetaren ett erbjudande om att ta ut hela, eller delar, av det årets avsättning. Om inget uttag sker, fonderas andelarna i ytterligare minst fem år. Om banken inte uppnår definierade mål kan styrelsen fatta beslut om att inga vinstandelar ska utgå. 

Ersättning i samband med att en anställning upphör

I de fall Sörmlands Sparbank betalar ut avgångsvederlag då en anställning upphör, ska beloppet vara rimligt i relation till anställningstid och prestation över tid, samt i beaktande av branschpraxis. Avgångsvederlag betraktas som rörlig ersättning. Under 2020 har inga avgångsvederlag utbetalats, under 2019 utbetalades 1 614 tkr i avgångsvederlag. 

Ersättningspolicyn

Ersättningspolicyn, som omfattar samtliga medarbeta­re, anger grunder och principer för hur ersättningar ska fastställas, hur policyn ska tillämpas och följas upp samt vilka medarbetarna är vars arbetsuppgifter har en väsentlig inverkan på Sörmlands Sparbanks riskprofil. För att banken ska kunna identifiera, mäta, styra, internt rapportera och ha kontroll över de risker som verksamheten är förknippad med, ska ersättningar utformas så att de är förenliga med och främjar en effektiv riskhantering och motverkar överdrivet risktagande. Ersättningar till enskilda medarbetare får inte motverka bankens långsiktiga intressen. 

Beslutsgången

Styrelsen har fastställt en ersättningspolicy i vilken under­stryks att ersättningssystem till medarbetarna är styrelsens angelägenhet och att styrelsens ersättningsutskott bereder, granskar och följer upp ersättningsfrågorna. Beslut fattas av styrelsen och i vissa fall av utskottet. Policyn ses över vid behov, dock minst årligen.

Ersättningsutskottet

Styrelsen utser utskottets ledamöter. Ledamöterna i ersättningsutskottet får inte vara anställda i banken. Ledamöterna ska ha tillräcklig kunskap och erfarenhet i frågor om riskhantering och ersättning för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Ersättningsutskot­tet består av styrelsens ordförande, vice ordförande och en ledamot. Chefen för HR-funktionen ansvarar för att till Ersättningsutskottet ta fram förslag till ersättningspolicy. I samarbete med funktionen för regelefterlevnad och funktio­nen för riskkontroll, chefsjurist, ekonomi- och finanschef och ersättningsutskottet identifierar chefen vilka medarbetare som bör anses ha väsentlig inverkan på bankens riskprofil och inkluderar dessa i policyn. Chefen för HR-funktionen ansvarar vidare för att ta fram ett skriftligt underlag för riskanalys av ersättningssystemet och där särskilt beakta de risker som banken är exponerad för. Inför styrelsens fastställande av ersättningspolicyn ska ersättningsutskottet utföra en oberoende bedömning av Sörmlands Sparbanks ersättnings­policy och ersättningssystem samt kontrollera att dessa över­ensstämmer med en effektiv riskhantering och är utformade för att minska risken för överdrivet risktagande. Riskanalysen ska beakta nuvarande och framtida risker. Bedömningen ska dokumenteras skriftligen. Sörmlands Sparbanks funktion för regelefterlevnad ska delta i arbetet. 

Revision av fast ersättning

Bankens ledning föreslår årligen löneökningsutrymmet utifrån ekonomiska ramar och marknadens förutsättningar i samband med budgetprocessen. Styrelsen beslutar om budgeten för kommande år, inklusive bankens lönekostnader. Chefen för HR-funktionen ansvarar för den årliga lönerevi­sionsprocessen och säkerställer att lönesättande chefer får tillgång till den information och de verktyg som krävs. Chefen för HR-funktionen kalibrerar lönerevisionsförslaget mellan bankens medarbetare. Chefer med personalansvar är ansva­riga för lönesättningen för sina medarbetare och genomför lönerevision utifrån de ramar som tilldelas dem. Samtliga löneförslag ska godkännas i förväg av överordnad chef. I samråd med den fackliga organisationen genomför chefen för HR-funktionen lönekartläggningar och analyser för att säker­ställa att medarbetarnas ersättning bestäms utifrån arbetets svårighetsgrad och medarbetarens prestation. Ingen hänsyn får tas till etnicitet, religion eller trosuppfattning, funktions­hinder, sexuell läggning, ålder, könsöverskridande identitet, arbetstidsmått eller facklig tillhörighet. 

Årlig granskning

Funktionen för internrevision ska minst en gång per år självständigt granska om Sörmlands Sparbanks ersättningar över­ensstämmer med ersättningspolicyn samt om ersättningspolicyn bör utvecklas utifrån förändringar i externa regelverk. Funktionen för internrevision granskar även analysen över vilka risker som är förenade med denna policy och bankens ersättningssystem.